Datenanalyse im Controlling

Apr 12, 2024

Tableau als Werkzeug für überzeugende Datenvisualisierung

Das Kerngeschäft im Controlling besteht darin, Prozesse und Aufgaben eines Unternehmens zu steuern. Täglich verbringen Verantwortliche viel Zeit damit, Finanzdaten und Kennzahlen so aufzubereiten, dass sie dem oder der CFO informierend und entscheidungsunterstützend helfen. Da diese Reports unmittelbar Einfluss auf die Wirtschaftlichkeit und strategische Ausrichtung eines Unternehmens haben, sollten sie auf einen Blick Antworten auf Fragen zu verschiedenen Betrachtungsebenen ermöglichen. Dabei hilft Tableau.

Eine gute CFO oder ein CFO will immer über alle Abläufe des Unternehmens auf dem Laufenden sein. Das operative Geschäft muss auf Wirtschaftlichkeit und Rentabilität geprüft, die Liquidität und das Budget des Unternehmens verwaltet werden. Auch den Markt will sie oder er im Blick haben, um jederzeit die strategische Ausrichtung des Unternehmens an veränderte Bedingungen anpassen zu können. Das Controlling, das all diese Planungs-, Koordinations- und Kontrollaufgaben steuert, sieht sich dementsprechend in puncto Reportings vor besondere Herausforderungen gestellt.

Übersichtliche und explorative Datenanalyse

Um diese bewältigen zu können, benötigen Mitarbeitende im Controlling das passende Werkzeug. Weil viele in der Branche für ihre Reports Microsoft Excel nutzen, bietet sich Tableau als sinnvolle Ergänzung hierzu an. Es verbindet alle Datentöpfe miteinander, trotz heterogener Datenstruktur und Schnittstellen, und greift außerdem auf Live-Daten zu. Anders als Excel ermöglicht es so einen zeitnahen Bericht und eine direkte Beurteilung der aktuellen Geschäftslage.

Auch bietet Tableau den Vorzug, einen Report so anschaulich visualisieren zu können, dass selbst Nicht-Finanz-Experten und -Expertinnen die dargestellten Ergebnisse verstehen. Berechnungen in Diagrammen erstellen und Geodaten visualisieren zu können, macht jede Präsentation eines Controlling-Reports zum Erfolg. Und mehr noch: Es lädt auch zum Ausprobieren ein. Das heißt im Sinne einer explorativen Datenanalyse auch bisher nicht in Zusammenhang gebrachte Daten so miteinander zu verknüpfen, dass neue Erkenntnisse gewonnen werden können.

Beispiel-Visualisierung: Wie schnell erhält der Kunde seine Lieferung?

Die Live-Visualisierung zeigt wie lange es dauert, bis ein Kunde eine Lieferung erhält. Sie vergleicht diese Zahlen mit den kundenspezifischen Umsatzzahlen und priorisiert die Ergebnisse nach Dringlichkeit.

Live-Visualisierung zum Lieferstatus in Tableau



Mit nur einem Mausklick verschaffen sich Mitarbeitende im Controlling einen Überblick über die Pipeline und die Situation des Vertriebs. KPI müssen beispielsweise nicht aufwendig abgefragt werden. Tableau macht das einfach automatisch. Müssen Daten „on the fly“ modifiziert werden, verwendet der Controller oder die Controllerin einfach die intuitive Drag-and-Drop-Benutzeroberfläche.



Um die fünf großen Aufgabenbereiche des Controlling – Planung, Information und Dienstleistung, Steuerung, Koordination und Rationalitätssicherung – mit Tableau abbilden und unterstützen zu können, ist zuallererst Um- und Weitsicht gefragt. Zusammen mit der obersten Führungsetage führt das Controlling die Teilziele der einzelnen Fachbereiche zu einem ganzheitlichen Unternehmensziel zusammen. Dieses ist die Basis für die Budgetierung, in der Maßnahmen und Ressourcen zur Zielerreichung festgelegt werden.



Mit Tableau hat das Controlling hierfür ein besonders wirksames Hilfsmittel zur Hand: Problemlos lassen sich aktuelle Planzahlen mit historischen Werten kombinieren – selbst, wenn deren Datenquellen wie üblich unterschiedliche Datenformate haben. Das Controlling kann entscheiden, ob Veränderungen der Kennzahlen auf kurzfristige Marktsituationen oder langfristige Trends zurückzuführen sind. Schnell zu setzende Filter- und Drill-Down-Funktionen ermöglichen sowohl das große Ganze als auch einzelne Unternehmensbereiche jederzeit abbilden zu können.

Transparente Darstellung von Kennzahlen



Die zentrale Aufgabe des Controllings ist die des Informations- und Datendienstleisters. So organisiert es bereichsübergreifend das Berichtswesen und baut dieses zu einem umfassenden Management-Informationssystem aus. Betriebswirtschaftlich relevante Informationen, wie zum Gewinn, zur Rentabilität oder zu Deckungsbeiträgen müssen regelmäßig und in strukturierter beziehungsweise komprimierter Form an Entscheidende übermittelt werden. Denn sie sind, wie erwähnt, ausschlaggebend für die Überwachung der Wirtschaftlichkeit und für die Beurteilung der Geschäftsentwicklung.



Tableau zieht sich zum Beispiel Daten aus der Finanz- und Betriebsbuchhaltung und erstellt aus diesen eine Ist-Wert-Analyse. Diese wiederum kann mit vorgegebenen Planungszielen abgeglichen werden und in ein benutzerfreundliches Management Dashboard einfließen. Dem Controlling ist nicht nur eine transparente Darstellung der Kennzahlen, und damit der erreichten Unternehmensziele, möglich, sondern auch eine aussagekräftige Überprüfung des Geschäftsverlaufs zu jedem denkbaren Zeitpunkt.


Existenzielles Werkzeug im Controlling

Werden Abweichungen des Geschäftsverlaufs ermittelt, kann das Controlling diesen entgegenwirken, indem es datengestützt untermauert auf das Verhalten und das Rollenverständnis des Managements Einfluss nimmt. Vor allem aber die vorausschauenden „Was-wäre-wenn“-Analysen von Tableau sind ein wichtiges Controlling-Instrument. Sie ermöglichen Probleme bereits im Vorfeld zu erkennen und unerwünschte Entwicklungen zu vermeiden.


Controller und Controllerinnen nehmen als Entscheidungsbereitende in Unternehmen eine existenzielle Rolle ein. Sie brauchen daher entsprechendes Werkzeug, um komplexe Zusammenhänge selbst im Blick zu behalten und bei Bedarf mit (visuellen) Argumenten zu überzeugen.